印章(印鑑)管理規則とは？会社の印鑑をしっかり管理しよう！

会社で使用される印章(印鑑)としては、以下の3種類の印章が主にあります。

• 実印(代表印)
• 角印
• 銀行印

実印や銀行印は、基本的に社員が使うことはあまりなく、社長や役員、経理担当者などが使用しています。ただし、角印に関しては、総務やその他の社員なども利用する機会があるでしょう。

少人数の会社であれば、印章の管理においても目の届く範囲かもしれませんが、会社が大きくなり人が増えると、これらの印章の管理が難しくなってきます。

そのため、ある程度大きな会社になると、印章を管理するための規則、「印章管理規則」という規則が設けられている場合が殆どです。

しかし、一般的にこの印章管理規則はあまり知られていません。そこで今回は、会社の印章をか管理するための規則である、「印章管理規則」についてご説明します。

1.印章管理規則とは？

なぜ、印章の管理に規則が必要なのでしょうか。そもそも、印章管理規則とはなんなのでしょうか。

会社の印章を管理するための規則

印章管理規則とは、会社が会社用の印章を管理するために定めている規則です。印章にまで規則を決めなくてもいいのに。と思われる方もいるかもしれませんが、会社が大きくならばなるほど、しっかり管理しておかなければ、社員や社外含め、偽造や盗難のリスクが上がります。

印章の厳粛な運用が目的

印章管理規則の目的は、印章の種類、調製、登録、使用、についてしっかりとルールを定めることで、印章の厳正な運用を行うことを目的としています。

2.印章管理規則で決められていること

印章管理規則では、具体的にどのようなことが決められているのでしょうか。ここでは、一般的な印章管理規則を例に説明します。

• 印章の種類
• 印章の所管部署
• 印章の使用範囲、責任者
• 印章の調製
• 印章の登録
• 印章の廃止
• 印章の保管場所
• 印影の印刷
• 印章の保存
• 印章の紛失

上記の項目が一般的な印章管理規則で定められているものになります。

詳しく見ていきましょう。

印章の種類

印章の種類というのは、上記でも紹介した、会社実印(代表印)、角印、銀行印に対する規則であるということを記載したものです。

印鑑の所管部署

印鑑がどこに保管されているか、管理されているかを示すもので、多くの会社で総務部や秘書室が所管部署に定められています。

印章の使用範囲、責任者

印章の使用範囲や印章使用に関する責任者を定めたもので、とても重要な項目の1つです。印章を紛失してしまった場合や、誰かに盗作された際など責任を負うものを定めることになります。

印章の調製

印章を調製する必要が応じた際の対応や調製までの流れを記載したものです。こちらをしっかり定めておかなければ、勝手に印章の調製を行ってしまう社員が出てくる可能性もあります。そうなると盗作のリスクが非常に高くなりますので、しっかりと定めておきましょう。

印章の登録

印章の登録というのは、上記で紹介した印章を調製した際に行うもので、印章の登録の項目には、新しい印鑑の登録の手順と流れが記載されていることが多くなっています。

印章の廃止

印章を紛失してしまったり、何かしらの理由で印章を廃止しなければならなくなった際にの手続きの流れを記載している項目が「印章の廃止」になります。

印章の保管場所

印章保管場所はとても大切です。使用したい時に「ない」となってしまったら困りますし、複数の人が使用するためそれぞれの印章の保管場所はしっかり決めておくのが良いでしょう。

印影の印刷

印影をコピーして使用するという際には、印章管理者の許可をもらいましょう。という規定が記されたものです。

印章の保存

基本的に、印章は会社が廃止を決めるまでは同じものを使い続けるのが一般的ですが、調製をした際などに以前の印章を管理者が管理しておいて、ある程度の期間を過ぎたら焼却、廃棄するといったことがあります。その際の保管期間などを細かく定めたものが、「印章の保存」の項目になります。

印章の紛失

印章を管理するための規則ですから、本来は印章の紛失があっては大変なことですが、何が起こるか分かりませんので、印章が紛失した際の対応などが記載されています。

特に実印(代表印)や銀行印を紛失した際には、できるだけ効力を早く止めることが大切であるため、この項目はしっかりと記載しておく必要があります。

この他にも、さらに細かく印章の規定を定めている会社も多くあり、されど印章の管理といっても会社にとってはとても重要なことなのです。

今は、小さな会社でも将来、会社を大きくしようとお考えであれば、印章管理規則を作成しておくと良いかもしれません。

まとめ

会社の印章(印鑑)に管理規則が設けられている場合があることをご存知でしたか。それだけ印章は会社に取って重要なものになっています。

印章に規則なんていらないと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、規則がないのとあるのでは、普段の管理体制や管理意識が違ってきます。

そのため、将来会社を大きくしたい、従業員が増えてきたといった法人の方は、早い段階で印章規定を作成してみてはいかがでしょうか。

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